U današnjem postu smo odlučili da se pozabavimo temom kako napisati poslovni e-mail. U jednom od prethodniih postova smo pisali o usmenoj komunikaciji (više o tome pročitajte ovde), te smo zato odlučili da danas pišemo o pismenoj komunikaciji.
Kako napisati poslovni imejl na engleskom jeziku?
U svetu društvenih mreža i aplikacija za dopisivanje, komunkacija se svela uglavnom na pisanu reč. Razmenu kratkih neformalnih poruka postaje normalnost. Kada je reč o pisanju mejlova, pogotovu poslovnih, treba imati na umu da postoji forma koju treba ispoštovati.
Pre samog pisanja mejla, treba popuniti sledeća polja. U polje TO treba upisati imejl adresu onog kome šaljemo poruku. Polje SUBJECT je veoma bitno jer je to ono što primalac mejla prvo vidi. U njega upišite o čemu je u mejlu reč, tj. tema mejla.
Svaki mejl se sastoji iz nekoliko delova. Kako znati šta treba svaki formalni mejl da sadrži? Pratite sledeće korake kako biste bili sigurni da ste ispoštovali formu.
- Počnite sa pozdravom.
- Zahvalite se primaocu.
- Napišite koja je svrha mejla.
- Dodajte završni pozdrav.
- Potpišite se.
Počnite sa pozdravom.
Mejl poruku uvek treba početi pozdravom. Ukoliko pišete osobi koju poznajete i sa kojom ste prisni, onda možete početi frazom: “Dear John” ili “Hello Tim”. Ako pišete formalnu poruku, bolje je obratiti se osobi njegovim prezimenom: “Dear Mrs. Simpson”. Ukoliko ne znate ime onoga kome pišete, najbolje je napisati: “To whom it may concern” ili “Dear Sir/Madam”.
Zahvalite se primaocu.
Ako odgovarate na neki upit klijenta možete koristiti ovu frazu: “Thank you for contacting ABC Company” (Hvala što se kontaktirali ABC kompaniju). Ako je neko odgovorio na neki od vaših mejlova, napišite: “Thank you for your prompt reply” (Hvala na brzom odgovoru) ili “Thanks for getting back to me” (Hvala na odgovoru).
Napišite koja je svrha mejla.
Ovo je najbitniji deo poruke, te je naš savet da mu posvetite više vremena. Velika je verovatnoća da ćete ili odgovarati na neko pitanje ili pitati nešto. Ukoliko dajete odgovor na neko pitanje ili se pozivate na neku temu, možete koristiti ove fraze: “In reference to ____” ili “Regarding ____” (Što se tiče ____). Ako želite da date neku informaciju, možete reći: “I’m writing to inform you ____” ili “I want to let you know ____” (Želim da vas obavestim ____). Ako postavljate pitanja koristite: “I am writing to enquire about ____” (Želim da vas pitam ____) ili “I was wondering if you could inform me about____” (Pitam se da li možete da me obavestite o ____).
Dodajte završni pozdrav.
Pre nego što završite mejl poželjno je zahvaliti se još jednom i to možete učini nekom od ovih fraza: “Thank you for your patience and cooperation” (Hvala na strpljenju i saradnji) ili “Thank you for your consideration”. Možete ohrabriti vašeg sagovornika na dalju komunikaciju koristeći: “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” (Ukoliko imate pitanja, slobodno mi se obratite) ili “I look forward to hearing from you” (Radujem se vašem odgovoru). (Fraza “look forward to” je uvek praćena -ing formom glagola, te je pravilno reći: “I am looking forward to seeing you soon”; “I look forward to meeting you”, a ne: “I am looking forward to see you soon”; “I look forward to meet you.”
Potpišite se.
Poslednji korak je potpis. Postoje par fraza koje možete koristiti kako biste završili mejl. Možete napisati: “Best regards”, “Sincerely”, i “Thank you”, jer su te fraze prikladne i formalne. Izbegavajte da koristite: “Best wishes” ili “Cheers”, osim ako ne pišete prijatelju.
Dodatni saveti
Dužina – Potrudite se da je vaša poruka odgovarajuće dužine. Izbegavajte pisanje dugih mejlova, već se potrudite da budete koncizni.
Font – Izbegavajte fontove u boji, koju su previše dekorativni. Nemojte koristiti bold ili italics jer mogu odvratiti pažnju od samog mejla. Nemojte pisati sve veliki slovima (IN CAPITAL LETTERS), jer se u onlajn komunikaciji to smatra vikanjem.
Smiley Emojis – Koliko god voleli da koristimo smajliće i druge “emojis”, treba imati na umu da nije profesionalno koristiti ih u poslovnom mejlu. Njih ostavite za dopisivanje lične prirode.
Pravopis i gramatika – Sadržina mejla je veoma bitna, ali je isto tako bitno kako je poruka napisana. Nakon pisanja imejla proverite pravopis i gramatiku. U engleskom jeziku to se zove “proofreading”, i bitan je korak u pisanju mejla, jer se odaje utisak neprofesionalizma ukoliko pošaljete mejl koji sadrži brdo pravopisnih grešaka.
Ovo su bile neke od osnovnih smernica kako napisati poslovni mejl. Nadamo se da je ovaj tekst bio koristan i voleli bismo da čujemo vaše mišljenje u komentarima.
See you soon!
